IWELLOvlogi: Näin suunnittelet työtehtäväsi tehokkaasti ja otat ajan haltuun

Valmennuksissa meiltä usein kysytään, että miten työtehtäviä voisi suunnitella tietotyössä. Tietotyötä tekevästä voi tutua, että työpäivät sisältävät kaoottisesti erilaisia tehtäviä, kuten nopeaa reagointia, vastauksen tai päätöksen odottamista muualta sekä palavereissa istumista. Työpäivien kulkuun voi kuitenkin vaikuttaa. Jaamme tässä IWELLOn valmennuksissa käytetyn työkalun. Katso, olisiko tästä sinulle apua!

Kuka hallitsee työpäiviäsi?

Tietotyö on luonteeltaan hektistä ja aivoja kuormittavaa, eikä työn tulosta voi välttämättä konkreettisesti nähdä. Työtehtävät saattavat olla hyvin vaihtelevia ja työpäivä tuntuu helposti kaoottiselta sekasotkulta. On sähköposteihin ja yhteydenottopyyntöihin vastaamista, päätöksentekoa, raporttien laatimista, palavereja, asiakkaiden kohtaamisia, vastauksen odottamista muualta, ongelmien selvittelyä ja ratkomista sekä omien tiimiläisten työhuolien kuuntelemista. Välillä voi tuntua, että yrittää sätkynukkena reagoida ulkopuolelta annettuihin vaatimuksiin, eikä koskaan ehdi paneutumaan omaan ydintyöhön saati työn suunnitteluun.

Soppaan lisätään vielä tunne riittämättömyydestä, joka kumpuaa, kun ei oikein tiedä, tekikö oikeita asioita oikein. Riittämättömyys ja huono omatunto ajavat reagoimaan muiden vaatimuksiin entistä kovemmin, jolloin ote omasta ajanhallinnasta ja itsensä johtamisesta lipsuu.

Omaa työtä voi suunnitella

IWELLOn Henna muistuttaa, että tietotyöläinenkin voi suunnitella työtään ja siten vaikuttaa työnsä tekemiseen. Kaikki alkaa omien työtehtävien tunnistamisesta.

”Kuten urheilijoiden harjoittelu sisältää erilaisia harjoitteita, tietotyöläisenkin työstä voi löytää erilaisia tehtäviä. On niitä, jotka ovat itselle aika helppoja ja mukavia ja ne eivät vaadi itseltä paljon keskittymistä. Sitten on niitä, jotka ovat pikkaisen rankempia ja vaativat sulta enemmän keskittymistä ja jaksamista. Lisäksi on olemassa niitä tehtäviä, jotka ovat sulle tosi rankkoja ja niitä tehtyäsi olet aika puhki. Tunnista nämä ja suunnittele aikataulusi viikko kerrallaan niiden perusteella.” – IWELLOn Henna

Työn suunnittelumalli

1) Tunnista työtehtäväsi ja jaottele ne kevyisiin, keskiraskaisiin ja raskaisiin.

x Kevyitä tehtäviä ovat esim. suunnittelu, valmistelu ja ns. liukuhihnatyöt.

x Keskiraskaita tehtäviä voivat olla esim. yhteydenpito, palaverit ja oman substanssin hoitaminen.

x Raskaita tehtäviä voivat olla esim. raporttien laatiminen, päätöksenteko, messuilla oleminen tai asiakkaan luona vierailu.

2) Merkkaa viikkokalenteriisi heti maanantaille parin tunnin suunnitteluhetki, jolloin organisoit ne työtehtävät, jotka on mahdollista suunnitella kalenteriin etukäteen. Kaikkia työtehtäviä ei luonnollisestikaan voi suunnitella etukäteen, mutta merkkaa ne, jotka voi.

3) Sijoittele tulevat työtehtävät viikkokalenteriin niin, että ne vuorottelevat. Esimerkiksi raskaiden tehtävien jälkeen tulee kevyitä tehtäviä. Näin saat aikaa palautua ja ladata akkuja. Sen jälkeen olet taas valmis palaamaan keskiraskaiden ja raskaiden tehtävien äärelle.

Toinen hyvä keino on suunnitella työpäiviin sellaisia hetkiä, jolloin on aikaa reagoida äkillisiin asioihin. Lue lisää tulipaloajoista aiemmasta postauksestamme!

Tutustu myös muihin itsensä johtamisen ja oman hyvinvoinnin edistämisen keinoihin, kuten päivän rytmittämiseen mikrotauoilla, treenien suunnitteluun elämäntilanteen mukaan, kognitiivisen ergonomian lisäämiseen työpaikalla, hyvän tauon pitämiseen sekä oikeisiin asioihin keskittymisen taitoon.

Työn suunnittelu edistää jaksamista ja lisää tehokkuutta

Ollaan huomattu, että ne, jotka suunnittelevat työtään, pärjäävät. Työn suunnitteleminen parantaa hyvinvointia ja auttaa jaksamaan, kun rankempien jaksojen jälkeen on tietoisesti kevyempää. Samalla suunnittelu myös auttaa valmistautumaan tulevaan ja voi johtaa ennakointiin ja parempiin työn tekemisen tapoihin.

IWELLOn työhyvinvointivalmennuksissa tutustutaan jokaisen henkilökohtaisiin työtehtäviin ja mahdollisuuksiin suunnitella niitä. Jo pelkkä työtehtävien tunnistaminen ja vaikeustason määrittely auttaa hallitsemaan työtä ja johtamaan itseä. Ulkopuolinen valmentaja kykenee näkemään työn ja työtehtävät eri näkökulmasta, jolloin työntekijän on mahdollista löytää uusia oivalluksia oman työnsä suunnittelun tueksi. Tämä lisää ajanhallintaa ja parantaa mahdollisuuksia itsensä johtamiseen. Kysy lisää valmennuksistamme Hennalta (henna@iwello.fi)!


Asiantuntijana IWELLOn toimitusjohtaja ja valmentaja Henna Kautto.


Merianna Rossi
Sisällöntuottaja, IWELLO Oy
merianna@iwello.fi, 0458027000

Merianna ihmettelee, miten vaikea on päästää irti kaaoksen vaalimisesta. Hän harjoittelee tällä hetkellä reagoimaan hitaammin ympäristön vaatimuksiin ja palaamaan niihin sitten, kun edelliset asiat on hoidettu loppuun.


// Working days in knowledge work seem often to be chaotic. Reacting to contact requests, problem solving, report writing, decision making and managing are few examples of job functions in knowledge work. Workers often feel that they have no possibilities to control their own working and working days. We in IWELLO recommend you to make use of a simple work design pattern that helps you to structure your working days.

1) Divide your job functions to easy, challenging and hard functions.

2) Mark on Monday a planning hour, when you have time to schedule your job functions.

3) Plan your week so that different functions alternate: after a hard function do some easy functions to revert your mind and body. //

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *